說實(shí)話，剛接觸翻譯本地化這行的時(shí)候，我總覺得項(xiàng)目管理嘛，不就是找?guī)讉€(gè)人翻譯完了交稿這么簡單嗎？后來發(fā)現(xiàn)，事情遠(yuǎn)比我想象的要復(fù)雜得多。翻譯本地化項(xiàng)目涉及到的東西太多了——語言、文化、技術(shù)、流程、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、客戶溝通，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出問題都可能讓整個(gè)項(xiàng)目翻車。
在康茂峰這些年，我參與過大大小小無數(shù)個(gè)項(xiàng)目，從幾十頁的技術(shù)手冊到上百萬字的多語言網(wǎng)站本地化，從緊急的醫(yī)學(xué)臨床試驗(yàn)文檔到需要精準(zhǔn)適配的游戲界面。每做一個(gè)項(xiàng)目，我都能更深刻地理解：好的項(xiàng)目管理到底有多重要。這篇文章，我想用自己的經(jīng)歷和觀察，把翻譯本地化解決方案的項(xiàng)目管理流程從頭到尾梳理一遍，希望能給正在這個(gè)領(lǐng)域摸索的朋友一些參考。
很多人容易把翻譯和本地化混為一談，但其實(shí)它們是兩回事。翻譯是把一種語言的文字轉(zhuǎn)換成另一種語言，而本地化呢？是讓產(chǎn)品或服務(wù)在目標(biāo)市場上看起來就像是本地原生的一樣。這里面不僅包括文字翻譯，還涉及文化習(xí)慣、法規(guī)要求、界面布局、技術(shù)適配等等。
所以翻譯本地化的項(xiàng)目管理，實(shí)際上是在管理一個(gè)跨語言、跨文化、跨技術(shù)的復(fù)雜系統(tǒng)工程。一個(gè)完整的項(xiàng)目周期通常包括啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾這幾個(gè)大階段。每個(gè)階段都有它獨(dú)特的挑戰(zhàn)和需要注意的地方。
我見過太多項(xiàng)目一開始就熱火朝天地干起來，結(jié)果做到一半發(fā)現(xiàn)方向錯(cuò)了，不得不推倒重來。這就是沒把啟動(dòng)階段做扎實(shí)的緣故。
需求分析是啟動(dòng)階段的頭等大事。客戶來找你做本地化，你得先把他的真實(shí)需求挖出來。有時(shí)候客戶自己都說不清楚自己想要什么，這時(shí)候就需要我們用一些問題去引導(dǎo)。比如：這個(gè)文檔是給誰看的？是終端用戶還是內(nèi)部員工？用途是什么？是公開發(fā)布還是內(nèi)部參考？需要哪種風(fēng)格的譯文？是正式嚴(yán)謹(jǐn)還是輕松活潑？
在康茂峰的項(xiàng)目管理實(shí)踐中，我們有一份詳細(xì)的客戶需求問卷，上面列了二三十個(gè)問題，涵蓋內(nèi)容類型、目標(biāo)受眾、質(zhì)量要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、技術(shù)規(guī)格等方方面面。很多客戶填完這份問卷之后，會(huì)驚訝地說："原來本地化要考慮這么多東西！"
項(xiàng)目范圍界定同樣重要。你得明確告訴客戶：哪些內(nèi)容做，哪些內(nèi)容不做；做到什么程度算合格；什么情況需要額外收費(fèi)。把這些邊界劃清楚了，后面的工作才能順利開展。我見過因?yàn)榉秶鷽]界定清楚，最后客戶把公司內(nèi)部全部資料都讓你翻譯的窘境，也見過因?yàn)闆]約定好格式處理方式，導(dǎo)致譯文在目標(biāo)系統(tǒng)里亂碼的尷尬。
組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是啟動(dòng)階段的另一個(gè)關(guān)鍵任務(wù)。翻譯本地化不是一個(gè)人能搞定的事情，你需要項(xiàng)目經(jīng)理、譯員、審校、桌面排版工程師、質(zhì)量保證人員等各種角色。每個(gè)角色需要什么樣的人，得根據(jù)項(xiàng)目需求來定。比如醫(yī)學(xué)翻譯需要譯者有相關(guān)背景，游戲本地化需要譯者熟悉目標(biāo)市場的流行文化，軟件界面翻譯需要譯者了解技術(shù)術(shù)語體系。
啟動(dòng)階段完成之后，就進(jìn)入規(guī)劃階段。這個(gè)階段做的功課越多，后面的執(zhí)行階段就越順利。
很多人做項(xiàng)目計(jì)劃喜歡把時(shí)間卡得死死的，一天都不多留。這樣做風(fēng)險(xiǎn)很大——萬一譯員家里有事請假了呢？萬一客戶突然要加內(nèi)容呢？萬一系統(tǒng)出問題了呢？
我的經(jīng)驗(yàn)是，把項(xiàng)目時(shí)間分成幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：翻譯完成時(shí)間、審校完成時(shí)間、排版完成時(shí)間、質(zhì)檢完成時(shí)間、最終交稿時(shí)間。每個(gè)節(jié)點(diǎn)之間要留出合理的緩沖期。一般來說，審校需要的時(shí)間是翻譯的一半，排版和質(zhì)檢各預(yù)留一到兩天。如果客戶要求加急，那就要在其他地方想辦法壓縮，或者明確告知加急可能帶來的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。
另外，有些客戶會(huì)給你一個(gè)deadline，然后告訴你"這個(gè)時(shí)間不能動(dòng)"。這時(shí)候你要反過來推算：如果從這個(gè)時(shí)間倒推，各環(huán)節(jié)需要多少時(shí)間？能不能完成？如果不能，必須在項(xiàng)目啟動(dòng)前就提出來協(xié)商，等做了一半再說時(shí)間不夠，那就太被動(dòng)了。
翻譯本地化項(xiàng)目最大的資源投入就是人力。你需要根據(jù)項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)、語種、專業(yè)領(lǐng)域、時(shí)間要求來配置合適的譯者和審校人員。
這里有個(gè)坑很多人會(huì)踩：為了趕進(jìn)度，把太多工作同時(shí)壓給一個(gè)人。譯員也是人，精力是有限的。一個(gè)人一天能高質(zhì)量翻譯的字?jǐn)?shù)是有限的，超過這個(gè)量，質(zhì)量和效率都會(huì)下降。所以排任務(wù)的時(shí)候，要考慮人均產(chǎn)能，要考慮人員的工作飽和度，還要考慮如果有人請假或者生病，有沒有備選方案。
在康茂峰，我們有一個(gè)譯者資源庫，根據(jù)語言對、專業(yè)領(lǐng)域、工作量、評價(jià)等級等維度進(jìn)行分類管理。項(xiàng)目一來，系統(tǒng)能快速匹配到合適的譯者。如果某個(gè)譯者檔期滿了，還能馬上找到替代人選。這就是平時(shí)做好資源庫建設(shè)的價(jià)值。
質(zhì)量不是最后才檢查出來的，而是在整個(gè)項(xiàng)目過程中管出來的。在規(guī)劃階段，就要明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么，怎么衡量，由誰來把關(guān)。
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)通常包括：術(shù)語準(zhǔn)確性、譯文流暢度、格式一致性、風(fēng)格統(tǒng)一性等等。這些標(biāo)準(zhǔn)需要形成書面的質(zhì)量規(guī)范，讓項(xiàng)目里的每個(gè)人都清楚知道要達(dá)成什么目標(biāo)。同時(shí)，要建立質(zhì)量檢查的機(jī)制——是每句都審，還是抽查？抽檢比例是多少？發(fā)現(xiàn)問題怎么反饋和修正？
翻譯本地化項(xiàng)目通常會(huì)用到各種工具：計(jì)算機(jī)輔助翻譯工具、術(shù)語管理工具、項(xiàng)目管理平臺、質(zhì)檢工具等等。在規(guī)劃階段，就要確定這個(gè)項(xiàng)目要用哪些工具，怎么用，誰來用。
比如術(shù)語管理，項(xiàng)目開始前要和客戶確認(rèn)是否有術(shù)語庫，有的話要導(dǎo)入到翻譯記憶系統(tǒng)里統(tǒng)一管理。沒有的話，可能需要項(xiàng)目組自己建立一個(gè)。翻譯記憶也是如此，之前的譯文能不能復(fù)用？復(fù)用率大概多少？這些都會(huì)影響項(xiàng)目的時(shí)間和成本估算。
規(guī)劃做得再好，執(zhí)行階段還是會(huì)遇到各種意想不到的情況。這時(shí)候就需要項(xiàng)目經(jīng)理具備靈活應(yīng)變的能力。
我習(xí)慣在項(xiàng)目執(zhí)行期間做一個(gè)進(jìn)度看板，把每個(gè)譯員、每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)都列出來。每天花十分鐘看一下，哪些任務(wù)按時(shí)在進(jìn)行，哪些滯后了，滯后的話原因是什么，能不能補(bǔ)救。
進(jìn)度跟蹤不只是看看做沒做完，還要關(guān)注質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)。如果某個(gè)譯員的譯文退回率特別高，說明可能是能力問題或者態(tài)度問題，得及時(shí)溝通解決。如果某個(gè)語種的進(jìn)度普遍滯后，可能是資源匹配出了問題，得趕緊調(diào)配人手。
有些項(xiàng)目經(jīng)理喜歡等下面的人主動(dòng)匯報(bào)情況，我覺得不夠主動(dòng)。好的做法是建立定期匯報(bào)機(jī)制，比如每天下班前讓各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人同步一下當(dāng)天進(jìn)展，有問題早發(fā)現(xiàn)早處理。
翻譯本地化項(xiàng)目涉及的人員多、角色多，溝通不暢是導(dǎo)致項(xiàng)目出問題的常見原因。
首先是和客戶的溝通。項(xiàng)目進(jìn)行中遇到問題需要確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)客戶提供的原文有錯(cuò)誤需要更正，或者客戶臨時(shí)要加內(nèi)容——這些情況都要及時(shí)和客戶溝通，而且要用書面形式確認(rèn)，不能口頭說說就算了。
然后是項(xiàng)目內(nèi)部的溝通。譯員遇到專業(yè)問題能不能找到專家咨詢？審校發(fā)現(xiàn)的問題能不能及時(shí)反饋給譯員？排版遇到的格式問題能不能快速解決？這些都需要暢通的溝通渠道。在康茂峰，我們使用即時(shí)通訊工具建立項(xiàng)目群，關(guān)鍵人員都在里面，問題隨手就能問到。
項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)問題不可怕，可怕的是問題被發(fā)現(xiàn)后沒人管，或者互相推諉。好的項(xiàng)目管理要建立問題升級機(jī)制——小問題一線人員自己解決，解決不了升級給組長，組長解決不了升級給項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理解決不了可能需要聯(lián)系客戶決策。
同時(shí)要建立問題復(fù)盤機(jī)制。每個(gè)項(xiàng)目做完，回顧一下執(zhí)行過程中遇到了哪些問題，原因是什么，以后怎么避免。這些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)積累下來，就是團(tuán)隊(duì)最寶貴的財(cái)富。
很多人把質(zhì)量控制理解為最后交給客戶之前的那次檢查，其實(shí)不對。質(zhì)量控制應(yīng)該貫穿整個(gè)項(xiàng)目周期。
譯中質(zhì)量控制包括術(shù)語一致性檢查、翻譯記憶匹配檢查、漏譯檢查、數(shù)字格式檢查等等。這些可以通過工具自動(dòng)化完成，也可以通過人工抽查來完成。關(guān)鍵是問題發(fā)現(xiàn)得越早，修復(fù)的成本越低。
審校環(huán)節(jié)是質(zhì)量控制的核心。審校人員要對照原文檢查譯文是否準(zhǔn)確，是否通順，是否符合目標(biāo)語言的表達(dá)習(xí)慣，是否符合項(xiàng)目既定的風(fēng)格指南。審校完成后的譯文返回給譯者修改，如此往復(fù)，直到達(dá)到發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)。
質(zhì)檢環(huán)節(jié)是在審校之后、排版之前進(jìn)行的最終檢查。主要看譯文有沒有明顯的錯(cuò)誤，排版后的格式是否正確，譯文和界面是否能正確對應(yīng)等等。
| 項(xiàng)目類型 | 質(zhì)量控制重點(diǎn) |
| 法律合同 | 法律術(shù)語準(zhǔn)確、條款對應(yīng)完整、表述嚴(yán)謹(jǐn)無歧義 |
| 醫(yī)學(xué)文獻(xiàn) | 術(shù)語規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、符合醫(yī)學(xué)表達(dá)習(xí)慣 |
| 軟件界面 | 字符長度適配、功能表述準(zhǔn)確、術(shù)語一致 |
| 營銷內(nèi)容 | 語言生動(dòng)、文化適配、創(chuàng)意傳達(dá)到位 |
| 技術(shù)手冊 | 操作步驟準(zhǔn)確、圖示對應(yīng)、索引完整 |
很多人覺得項(xiàng)目收尾就是把最終譯文交給客戶，其實(shí)還有一堆事情要做。
客戶驗(yàn)收是收尾的第一個(gè)環(huán)節(jié)。客戶收到譯文后可能會(huì)有問題反饋，需要及時(shí)響應(yīng)和修改。有時(shí)候客戶會(huì)提出一些之前沒提過的要求，這時(shí)候要判斷是合理范圍還是額外需求，需不需要加費(fèi)用。
項(xiàng)目復(fù)盤是我特別重視的一個(gè)環(huán)節(jié)。每次項(xiàng)目做完，我都會(huì)拉著項(xiàng)目組成員一起復(fù)盤：這次項(xiàng)目做得好的地方是什么？遇到什么問題？下次怎么做得更好？這些復(fù)盤的結(jié)論要記錄下來，形成文檔，供以后參考。
資料歸檔也不能忘。翻譯記憶、術(shù)語庫、項(xiàng)目文件、客戶反饋等等，這些資料都要分類歸檔。一方面是為了客戶信息的安全，另一方面也是為了以后做類似項(xiàng)目能有個(gè)參考起點(diǎn)。
譯者評估是收尾階段容易忽略但很重要的工作。每個(gè)譯者在項(xiàng)目中的表現(xiàn)——翻譯質(zhì)量、按時(shí)交稿、溝通配合度——都應(yīng)該有一個(gè)評價(jià)記錄。這個(gè)評價(jià)會(huì)影響到以后給他分配什么樣的項(xiàng)目。
翻譯本地化的項(xiàng)目管理，說復(fù)雜也復(fù)雜，說簡單也簡單。復(fù)雜是因?yàn)樯婕暗沫h(huán)節(jié)多、變量多；簡單是因?yàn)楹诵倪壿嫴蛔儭鞔_目標(biāo)、合理規(guī)劃、有效執(zhí)行、嚴(yán)格把關(guān)、及時(shí)調(diào)整。
在康茂峰的這些年，我見過因?yàn)轫?xiàng)目管理不善而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的案例，也見過因?yàn)榱鞒虈?yán)謹(jǐn)而贏得客戶長期信任的例子。兩者之間的差距，往往就體現(xiàn)在那些看似瑣碎卻至關(guān)重要的細(xì)節(jié)里。
如果你正在做或者打算做翻譯本地化相關(guān)的項(xiàng)目，希望這篇文章能給你一些啟發(fā)。項(xiàng)目管理的門道很多，不可能一篇文章說全，但抓住幾個(gè)核心原則——重視前期規(guī)劃、注重過程控制、做好質(zhì)量把關(guān)、及時(shí)復(fù)盤改進(jìn)——基本上就能把大部分項(xiàng)目管好。
有什么問題或者想法，歡迎交流。
